Un año de la
directiva cero papel
La directiva cero papel que establece obligaciones para las
entidades públicas relacionadas con el uso de papel y la eficiencia
administrativa, establece un plazo que vence en abril pronto veremos cuál fue
el avance.
En abril se cumple un año de la expedición de la directiva
04 de 2012, sobre cero papel y eficiencia administrativa, que establece
obligaciones para las entidades públicas. Esto parte de la necesidad del
gobierno Colombiano de sustituir los flujos documentales en papel por soportes
y medios electrónicos, sustentados en la utilización de tecnologías de la
información y de las telecomunicaciones.
La directiva impone la obligación de que todas las entidades
estatales tengan un líder de eficiencia administrativa o cero papel, el cual es
responsable de cumplir con la directiva. Muchas entidades ya cuentan con esta
funcionario el cual tuvo gran parte del 2012 para realizar las acciones
necesarias para cumplir con la norma.
El plan de efici0encia administrativa debe incluir la
selección de trámites internos, procesos o procedimientos críticos en la
entidad y el establecimiento de acciones de mejora con cronogramas, metas e
indicadores que permitan optimizar el uso de recursos monetarios, físicos y
humanos.
Uno de los aspectos que más ayuda a las entidades es que
impone la obligación de la sustitución de los memorandos y comunicaciones
internas en papel por soportes electrónicos.
CULTURA AMBIENTAL
La directiva es un elemento jurídico y administrativo para
la cultura cero papel, también es importante generar una cultura ambiental para
impulsar el uso de los medios electrónicos.
La entidades públicas deben tener en cuenta los componentes
ambientales, entre ellos los aspectos del Green IT.
APLICACIONES MÓVILES Y CLOUD COMPUTING
El cero papel implica el uso de aplicaciones en la nube. Una
entidad que quiere dejar de usar papel para optar por opciones de
almacenamiento en la nube con Dropbox y Google Drive.
Se debe incentivar la creación de aplicaciones móviles que
sirvan a las entidades para reducir el consumo de papel.
CULTURA CERO PAPEL
La cultura es fundamental en la política cero papel. Los
líderes administrativos tienen la tarea de impulsar la política y deben crear campañas para incentivar en no uso
del papel.
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